En février 2021, beaucoup d'entreprises commencent à faire un calcul tentant. Si les salariés télétravaillent deux jours par semaine, faut-il vraiment conserver un poste par personne ? La réponse semble évidente sur tableur. Elle l'est beaucoup moins dans un bureau réel.
Le flex office peut être pertinent dans une organisation hybride. Mais s'il est décidé uniquement pour réduire les mètres carrés, il risque de concentrer tous les irritants : manque de place les jours de pointe, perte de repères, difficultés d'équipe, bruit, réservation défaillante, sentiment de déclassement.
Le taux moyen d'occupation ne suffit pas
Un bureau peut être occupé à 55 % en moyenne et saturé deux jours par semaine. C'est le piège classique du flex office. Les salariés ne se répartissent pas spontanément de façon parfaite : ils viennent pour voir leur équipe, leur manager, leurs clients ou participer aux réunions importantes.
Avant de supprimer des postes, il faut donc regarder les pics, les rythmes par métier, les besoins de confidentialité, les habitudes de réunion et les contraintes de transport.
Le flex office exige une vraie politique de présence
Sans règles, le flex office devient une loterie. Avec des règles trop rigides, il détruit la promesse de flexibilité. L'équilibre passe par une politique claire : jours d'équipe, espaces réservables, priorités, cas particuliers, accueil des nouveaux, droits des personnes ayant des besoins spécifiques.
L'ANI télétravail rappelle l'importance du dialogue social et de l'organisation collective. Cette logique vaut aussi pour l'aménagement. Un flex office subi sera toujours moins accepté qu'un flex office expliqué et accompagné.
L'économie doit être réinvestie en qualité
Réduire les postes peut libérer un budget. Mais si toute l'économie part dans la marge, l'expérience salariée se dégrade. Les bureaux hybrides ont besoin de salles bien équipées, d'acoustique, de casiers, de zones calmes, de lieux projet, d'outils de réservation et de services d'accueil efficaces.
Le bon flex office ne consiste pas à faire moins avec moins. Il consiste à faire moins de postes individuels pour créer plus de valeur collective.
Les solutions flexibles peuvent compléter le dispositif
Les espaces de coworking et bureaux opérés peuvent aider à absorber l'incertitude : équipes projet, présence ponctuelle, bureaux de proximité, extension temporaire. Ils ne remplacent pas forcément le siège, mais ils donnent de l'élasticité.
En 2021, le flex office devra donc être pensé comme une architecture de travail complète. Le tableur ouvre la discussion, mais il ne doit pas décider seul.
Sources et repères
Légifrance - ANI télétravail du 26 novembre 2020