Le 9 mai, le ministère du Travail a publié le protocole national de déconfinement pour les entreprises. Un document de référence destiné à guider la reprise d'activité dans les locaux professionnels. Vingt pages denses, organisées en chapitres thématiques, entre recommandations et obligations.

Ce document va définir la vie dans les bureaux français pour les prochaines semaines — peut-être les prochains mois. Il mérite un examen attentif, au-delà des titres de presse.

Les obligations : ce qui est imposé

Le protocole distingue plusieurs niveaux d'exigences. Certaines relèvent de l'obligation, d'autres de la recommandation forte, d'autres encore de la suggestion.

Le masque : Le port du masque est obligatoire dans tous les espaces collectifs clos — couloirs, salles de réunion, espaces communs. Au poste de travail individuel, quand la distance d'un mètre est respectée avec les autres personnes, le masque peut être retiré. Dans un open space, si les postes sont espacés d'au moins un mètre, le masque n'est pas obligatoire en position assise — mais reste recommandé.

La distinction est importante parce qu'elle conditionne le dimensionnement des espaces : si les postes de travail doivent être à un mètre les uns des autres, beaucoup d'open spaces conçus pour l'optimisation de la densité ne sont plus conformes. La règle du mètre s'applique aux personnes à l'arrêt ; en mouvement, le mètre doit être respecté en permanence.

La ventilation : Le protocole insiste sur la nécessité d'une ventilation renforcée. Les espaces climatisés doivent être vérifiés : les systèmes de ventilation mécanique contrôlée (VMC) doivent être en fonctionnement continu et nettoyés régulièrement. Les espaces climatisés à recyclage d'air sans apport d'air extérieur sont une zone de risque — le protocole recommande de les éviter ou de mettre en place des filtrations supplémentaires.

La traçabilité : Les entreprises doivent tenir un registre des contacts pour permettre d'activer rapidement la chaîne de traçage si un cas positif est détecté. Concrètement : savoir qui était dans quel espace, avec qui, à quelle heure.

La jauge et la densité : le calcul qui change tout

Le protocole introduit une notion de jauge maximale basée sur la surface des espaces. La recommandation est de maintenir une densité de 4 mètres carrés par personne dans les espaces de travail.

Pour un open space de 200 mètres carrés qui accueillait habituellement 60 personnes (à environ 3,3 m² par personne), la jauge de 4 m² par personne implique de n'y accueillir que 50 personnes. Ce n'est pas une réduction catastrophique.

Mais ce calcul ne prend en compte que la règle des 4 m². La règle du mètre de distance entre les postes est souvent plus contraignante dans les configurations réelles. Un open space où les bureaux sont disposés en rangées de 60 cm de distance ne peut pas simplement mettre des croix rouges sur des sièges : il faut réorganiser l'espace.

Les entreprises avec des plateaux de plusieurs centaines de postes sont en train de faire le calcul, espace par espace. Certains utilisent des logiciels de gestion de salle (CAFM) pour modéliser les configurations respectant les distances. D'autres font des plans à la main. Toutes doivent afficher les jauges validées dans chaque espace.

Les espaces communs : le point le plus délicat

Le protocole est particulièrement strict sur les espaces communs — et c'est là que les challenges pratiques sont les plus complexes.

Les ascenseurs : La densité maximale est fixée à un tiers de la capacité nominale, et les contacts directs entre personnes doivent être évités. Pour un immeuble de 20 étages avec 4 ascenseurs et une capacité de 12 personnes chacun, la jauge par ascenseur passe à 4 personnes. Les heures de pointe du matin et du soir deviennent des moments de gestion de flux complexes.

Les cafétérias et espaces de restauration : La restauration collective est permise mais avec des règles strictes de distance, de sens de circulation, de limitation du nombre de personnes simultanées. Beaucoup d'entreprises ont tout simplement fermé leurs cafétérias et encouragé les salariés à manger à leur poste ou à l'extérieur.

Les salles de réunion : Elles rouvrent, mais avec des jauges réduites. Une salle de 12 personnes n'en accueille plus que 6 avec les règles de distanciation. Les présentoirs de désinfectant à l'entrée, l'aération entre deux réunions — ces obligations créent une gestion logistique nouvelle.

Ce que ça coûte vraiment

La mise en conformité avec le protocole a un coût réel que les entreprises sont en train de chiffrer.

Les masques, le gel hydroalcoolique, les protections en plexiglas — le coût matériel pur est estimé entre 50 et 200 euros par salarié selon les configurations. Pour une entreprise de 500 personnes, c'est 25 000 à 100 000 euros.

Le coût caché est celui de la réorganisation. Les entreprises qui repensent la circulation dans leurs espaces, qui réaffectent des postes, qui installent des sens de circulation — ces travaux mobilisent des ressources humaines importantes. Et quand la configuration physique change, les habitudes de travail changent aussi.

Ce que les coworkings font

Pour les opérateurs de coworking, le protocole crée une opportunité paradoxale. Leurs espaces sont conçus pour être reconfigurés, adaptables. Les opérateurs qui ont une bonne gestion de l'espace peuvent appliquer les nouvelles règles de densité plus facilement qu'un grand plateau d'entreprise figé.

La jauge de 4 m² par personne, pour un espace de coworking habitué à modeler son occupation en temps réel, n'est pas un problème fondamental. Ce qui l'est davantage : le contact entre membres qui ne se connaissent pas, la gestion des espaces communs dans des espaces où tout le monde n'appartient pas à la même organisation, la traçabilité des contacts entre membres de différentes entreprises.

Les coworkings qui avaient des systèmes de réservation digitalisés (check-in à l'entrée, réservation de postes à l'avance) sont mieux équipés pour répondre aux exigences de traçabilité. C'est une raison supplémentaire pour que les espaces qui n'avaient pas ces systèmes les déploient maintenant.